Il est impressionnant de constater votre réactivité dès le début de la crise. Vous êtes devenus des stratèges en gestion de crise, des logisticiens, des analystes des législations nationales et internationales en droit du travail, de la sécurité sociale, de l’immigration et de la fiscalité. Et tout ceci en télétravail voire en chômage partiel !
Il est certainement trop tôt pour mesurer toutes les conséquences de la crise que nous traversons. Toutefois, il nous a semblé utile de partager d’ores et déjà le retour que nous avons eu de nos clients, de notre réseau Helma d’experts à l’étranger, des échanges sur les forums auxquels nous participons, des enquêtes ou webinars auxquels nous avons contribué. Ces expériences pourront, nous l’espérons, vous aider dans vos réflexions à venir car les pratiques et les politiques de mobilité vont certainement être amenées à évoluer.
Comment la gestion de la Mobilité Internationale a été impactée par la crise sanitaire du Covid 19?
La crise sanitaire que nous venons de traverser s’est accompagnée de la fermeture des frontières et d’une suspension des déplacements à travers le monde, nous obligeant à faire face à des situations inédites : projets d’expatriation mis en stand-by, retours d’expatriés et de leur famille dans leur pays d’origine sans garantie de renouvellement de visa, télétravail avec un décalage horaire vis-à-vis du reste des équipes locales, recherche de solutions temporaires en matière de logement dans le pays d’origine ou même portage salarial dans un pays tiers… Durant cette période, les difficultés rencontrées par vos expatriés ainsi que les questions auxquels vous avez dû répondre, en prenant des décisions parfois lourdes de sens pour vos collaborateurs ainsi que leur famille, nous ont sensibilisés sur la complexité de notre métier, tant sur le plan humain que technique, en prenant toujours plus conscience du rôle que nous devons jouer en tant que partenaire externe de vos équipes RH/MI.
Tout d’abord merci à nos clients !
Nous tenons à vous remercier d’avoir continué à nous faire confiance durant cette période bien particulière pour vous comme pour nous. L’aménagement du télétravail ainsi que l’usage d’outils digitaux et de plateformes de partages de documents ont été à la hauteur de nos attentes dans l’organisation de nos équipes Helma. Nous n’avons pas seulement cherché à vous apporter des solutions à la fois pragmatiques, réactives et « compliantes » dans un contexte difficile, mais nous avons également observé les changements qui étaient en train de s’opérer dans notre domaine : développement du télétravail depuis un pays autre que celui de la mission, augmentation du nombre des « commuters » ou « célibataires géographiques » ainsi que du nombre de missions de courte durée ; pression du business pour réduire les coûts des packages, réflexion sur la relocalisation de certains sites industriels et même remise en question de notre modèle économique fondé sur la mondialisation. Toutes ces nouvelles questions ou ces nouvelles tendances vont définir le futur même de notre métier
Nous regroupons ci-dessous, chronologiquement et par thèmes, les nombreux aspects qu’en qualité de gestionnaires de mobilité, vous avez eu à traiter.
Si des tendances ont pu être observées, il est important de noter que cette crise étant inédite, chaque entreprise à fait au mieux pour gérer ses salariés, en règle générale avec beaucoup de souplesse en offrant des choix correspondant au mieux à leur stratégie de mobilité.
Vous pourrez lire, ci-dessous, les sections qui vous intéressent.
Rapatriement dans le pays d’origine ou confinement dans le pays d’accueil ?
Voici la première question qui s’est posée dès l’annonce de la progression du Covid 19 et avant même la fermeture de nombreuses frontières. Tout a commencé par les nombreux expatriés français en Chine, rentrés en France avec leur famille pendant les vacances de Noël et jusqu’à mi-janvier correspondant au nouvel an chinois. Les frontières avec la Chine ayant été les premières à fermer, ces derniers sont en général restés confinés en France avec leur famille et n’y sont retournés que lorsque la Chine a réouvert ses frontières. Nous verrons, dans le thème rémunération, que la question de leur package de rémunération d’expatriation s’est alors posée.
Pour les autres destinations, en règle générale, les sociétés ont offert le choix à leurs salariés de rester confinés sur place avec leur famille ou de rentrer dans leur pays d’origine en télétravaillant. Ce choix a été apprécié et certains ont préféré rester, notamment dans les pays où les services de santé sont de bon niveau, quand d’autres ont préféré rentrer. La question de la scolarité des enfants n’a pas été un critère décisif dans la mesure où les écoles ont fermé dans quasiment tous les pays.
Cette gestion de crise a obligé les équipes RH et les gestionnaires de mobilité à bien localiser leurs salariés, ce qui est facile pour les expatriés de longue durée, mais a été un peu plus délicat pour les missions de courte durée et les « commuters » pour lesquels il a fallu recenser les dates de mission et travailler avec les opérationnels. C’est dans ces circonstances que l’appui d’un bon SIRH devient critique. Vous avez dû également gérer les retours en fonction des dates annoncées de confinement et les mesures prises en local. Un vrai travail de logistique et de suivi au jour le jour des fermetures des frontières et de respect des règles de quarantaine et mesures sanitaires dans le pays de destination !
Couverture médicale des risques liés au Covid 19
Cette question s’est rapidement posée à la fois pour les salariés restés sur place et pour ceux qui ont été rapatriés. En règle générale les mutuelles et assurances telles qu’Humanis, Prévinter, April couvrent bien ce risque de force majeur et la prise en charge des hospitalisations et frais
médicaux sur place. Voir notre Newsletter sur ce sujet. Toutefois, le rapatriement des salariés infectés par le virus n’était pas pris en charge si les médecins de la compagnie d’assurance considéraient que les soins pouvaient être rendus sur place. Ces frais de rapatriement ont donc été à la charge de l’employeur si les salariés ont souhaité renter dans leur pays d’origine.
Certains salariés français sont retournés télétravailler dans un pays étranger auprès de leur famille et vous leur avez pris une couverture santé complémentaire ; dans les pays avec convention de sécurité sociale, vous avez pu déclarer un détachement en obtenant un A1 en Europe ou le certificat de couverture sociale correspondant au pays.
Ceci a mis en exergue la nécessité de bien suivre la protection sociale du salarié et de sa famille et de préciser, dans les avenants d’expatriation, les modalités de retour en situation de crise.
L’immigration et l’expiration des titres de travail et de séjour
De nombreux salariés se sont trouvés confrontés à des expirations de permis de travail ou de résidence. Vous avez suivi ces aspects dans tous les pays mais, en règle générale, les administrations de tous les pays ont été conciliantes et les délais de validité reportés. Nous avons dans nos newsletters partagé les mesures prises par la France ou par d’autres pays (voir la newsletter). Les administrations rouvrent en ce moment et recommencent à traiter les nouvelles demandes qui étaient en suspens. Mais certains salariés se trouvent encore bloqués l’émission des titres prenant du temps compte tenu du backlog.
Télétravail et « travel bans »
De nombreux salariés sont en télétravail dans leur pays de destination ou dans le pays d’origine dans lequel ils sont revenus. En règle générale, vous avez versé une petite indemnité forfaitaire pour couvrir les frais supplémentaires engendrés (en absence de chômage partiel). Vous avez tous pris en charge les frais de rapatriement et le logement temporaire du salarié et/ou de sa famille s’ils n’avaient plus de logement dans leur pays d’origine.
De nombreuses entreprises ont mis en place des « travel bans » et interdisent ou encadrent strictement les déplacements à l’étranger jusqu’aux mois d’août, septembre voire décembre. Vous monitorez, avec les responsables de BU la nécessité impérieuse de voyager, en vérifiant la réouverture progressive des frontières tout en vous assurant qu’il n’y a pas de mesures de quarantaine. Vous avez fait des guides et vérifiez le respect des mesures sanitaires dans les pays de déplacement.
Application des mesures de chômage partiel
Cette question s’est ensuite posée dans les secteurs d’activité impactés par la crise et, notamment, lorsque le télétravail n’était pas possible.
En France les expatriés étrangers sous contrat de travail français ont pu bénéficier de ces mesures. Il en va de même pour les étrangers détachés en droit du travail mais expatriés en France au sens de la sécurité sociale car cotisant en France. En revanche, les salariés expatriés à l’étranger n’ont pu en bénéficier. Vous avez alors dû analyser si le pays d’affectation avait mis en place des mesures équivalentes. Par exemple les Etats-Unis ont mis en place le « Paycheck Protection Program and Health Care Enhancement Act », aidant les employeurs à couvrir les salaires de salariés atteints du COVID 19 incapables de poursuivre leur activité durant cette maladie. De nombreuses initiatives au niveau des états américains ont également vu le jour, soit pour faire passer une loi sur la prise en charge minimale de jours de congés maladie soit pour amender une loi déjà existante au sein de l’état. A Hong Kong le « Employment Subsidy Scheme » prévoit d’indemniser les employeurs, par salarié et par mois, affecté par le COVID 19 qui ont conservé les emplois. Nous vous conseillons de regarder ce point dans les pays d’affectation et que les filiales n’oublient pas de demander des aides, si possible, pour les salariés expatriés.
La rémunération : Primes d’expatriation, différentiel de coût de vie et bonus
Cet aspect a été le plus délicat à gérer. Vous avez, en grand nombre, cessé de payer le différentiel de coût de vie pour les salariés rapatriés avec leur famille dans leur pays d’origine. Mais vous avez également, dans de nombreux cas, été amenés à supprimer ou appliquer avec dégressivité les primes d’expatriation. Vous avez alors rédigé des avenants que les salariés ont eu à signer à contre-coeur.
Il est donc important de prévoir des clauses en ce sens en amont, pour anticiper à l’avenir ces retours dans le pays d’origine en cas de situations de crise.
Vous vous interrogez en ce moment sur les bonus de l’année 2020 dont le calcul économique sera sûrement de zéro et sur l’opportunité d’ajuster en conséquence la partie performance individuelle.
La scolarité des enfants
Dans de nombreux pays les écoles ont fermé. Vous avez donc aidé vos salariés à trouver des mesures de suivi scolaire, notamment en France via le CNED et de nombreuses plateformes telles que Canopé, Bayam ou Taleming parfois payantes.
La fiscalité
L’actualité sociale et fiscale a été particulièrement riche au niveau mondial puisque les gouvernements ont dû mettre en place des solutions rapides à des situations sans précédents. Par exemple, l’OCDE a encouragé les pays Européens à minimiser les impacts fiscaux pour les travailleurs frontaliers, et la France, la Belgique, la Suisse et l’Allemagne ont trouvé un accord a effet rétroactif dès le mois de mars permettant de considérer le COVID 19 comme un cas de force majeur permettant d’exclure les jours passés dans le pays d’origine durant la période de confinement dans le calcul des jours déclenchant un seuil d’imposition dans l’autre pays.
De la même façon, pour les non frontaliers mais « commuters », des accords ont également été signés par la France avec la Belgique, l’Allemagne et la Suisse de façon à neutraliser la période de confinement dans le pays de résidence.
En France, l’administration a considéré pour la détermination de la résidence fiscale que la situation temporaire au regard de la crise sanitaire devait être prise en compte et ne pas considérer comme résident fiscal un salarié se trouvant confiné temporairement en France.
De nombreux pays ont pris des positions similaires évitant aux entreprises des cases têtes de split d’imposition et des surcoûts potentiels non anticipés.
La reprise de la mobilité
D’après les nombreuses enquêtes auxquelles vous avez répondu, les missions et projets suspendus devraient reprendre aux alentours du mois de septembre en fonction de la réouverture des frontières.
Et la suite ? Impact sur les politiques de mobilité
Vous vous interrogez sur l’impact à plus long terme des modalités de reprise et de l’impact sur vos politiques de mobilité. Y aura-t-il plus de missions en célibataire et « commuting » notamment en Europe si les familles sont réticentes à accompagner le salarié. Y aura-t-il des pays moins attractifs si la crise sanitaire se poursuit ?
Allons-nous constater une baisse des mesures d’accompagnement et un allègement constant des packages, quitte à ce que les volontaires en expatriation se fassent de plus en plus rares ?
Ou bien allons-nous observer un maintien des politiques de mobilité internationale à l’identique, avec la volonté de réduire le volume d’expatriés en réservant les postes à des profils extrêmement spécifiques ?
Nous vous rappelons que notre calculateur en ligne de rémunération et packages internationaux Smart Expatriation www.smart-expatriation.com vous permet de faire des estimations et comparatifs de coûts (détachement versus expatriation).
Nous tenons à remercier ceux et celles d’entre vous qui ont pris le temps de répondre à notre enquête sur vos pratiques et vos politiques de mobilité internationale. Si vous n’aviez pas encore eu le temps de le faire, nous vous encourageons à consacrer quelques minutes à cette enquête qui vous sera présentée lors d’un petit-déjeuner organisé par toute notre équipe dès la rentrée (lien pour répondre à l’enquête).
Le temps peut être propice à des revues de pratiques ou de politiques de mobilité, à des audits de compliance … En effet, nous vous rappelons que la troisième Directive Européenne sur les salariés détachés est en cours de transposition dans tous les états européens et a déjà été transposée en France. Au 30 juillet 2020 vous devez être en règle avec les nouvelles obligations en matière de rémunération pour les détachés dépassant les 12 mois en France, le calcul des 12 mois étant rétroactif ! (voir la newsletter).
N’hésitez pas à nous solliciter sur tous vos nouveaux projets ou ceux en attente, puisque l’idée d’une réouverture des frontières au sein de l’Union Européenne dans un premier temps puis dans le reste du monde semble de plus en plus concrète. Nous pouvons également vous accompagner dans des revues de politiques MI, de réduction de coûts d’expatriation, d’audit et en externalisation de tout le spectre des services de gestion MI.
Nous vous souhaitons un agréable été.
Bien cordialement,
L’équipe Advisory Practice et tous les services Immigration et Relocation d’Helma International